Partnerblog: ‘Elk veldje invullen? Dat kan veel handiger!’

‘Logopedisten zijn vaak het braafste meisje van de klas’, zegt Yara. ‘In het EPD vullen ze alle velden in, terwijl dat helemaal niet nodig is. Ik deed dat ook. Ik vulde gewoon elk veld in.  Eigenlijk realiseer ik me pas sinds afgelopen oktober dat dat niet nodig is. Toen haalden we de Kwaliteitstoets en hoorde ik dat ik veel meer invulde dan nodig is.’ Juliette lacht. ‘Je bent niet de enige die dat doet’, zegt ze.

Schakel tussen logopedisten en ontwikkelaars
Juliette werkt bij WinBase als product owner en product manager van Incura, het softwareprogramma voor logopedisten. ‘Ik ben de schakel tussen de logopedisten en de ontwikkelaars van het pakket. De logopedisten zijn onze klanten. Wat willen deze klanten? Waar hebben zij behoefte aan? Ik zorg ervoor dat de wensen van de klant duidelijk zijn voor de ontwikkelaars, zodat ze snappen wat ze moeten maken.’

Ideeënbox
Veel logopedisten vullen elk veld in. Als iets niet relevant is, noteren ze: ‘Niet van toepassing’, of ‘nvt’, ook als er helemaal niets ingevuld hoeft te worden. Als voorbeeld noemt Juliette het invulveldje waar logopedisten die kinderen behandelen, de naam van de contactpersoon op school kunnen noteren. Dat is relevant als je kinderen behandelt, maar niet als je in je praktijk alleen met volwassenen werkt. ‘Waarom halen jullie die veldjes er niet uit?’ wordt vaak aan Juliette gevraagd. ‘Maar die veldjes staan er omdat andere logopedisten telefonisch of via onze ideeënbox aangegeven hebben dat zij hier behoefte aan hebben.’

Eén zin
Als service aan de gebruikers geeft Incura aan wat logopedisten moeten invullen. In alle velden die verplicht ingevuld moeten worden voor de kwaliteitstoets, staat rechts onderin een klein logootje van de NVLF. ‘Dat heb je nodig voor de audit’, zegt Juliette. Ook binnen de verplichte velden hebben logopedisten meer mogelijkheden dan ze vaak denken. Ze kunnen één zin noteren, maar ook een uitgebreid verslag. ‘Ik denk dat wij logopedisten vaak een heel verhaal schrijven, terwijl het veel korter zou kunnen’, zegt Yara. ‘De opmerkingen van de auditoren na de Kwaliteitstoets hebben mij wel aan het denken gezet.’

Verplichte informatie
Yara weet inmiddels ook dat ze alle verplichte informatie – bijvoorbeeld bij de intake – in één veld mag invullen in plaats van verspreid over afzonderlijke velden. ‘Je moet functies, eigenschappen, activiteiten en participatie benoemen. Maar of je dat nu in één veld noteert, of in stapjes, zoals Incura het aanbiedt, dat mag allebei.’ Juliette vult aan: ‘Of de externe factoren en persoonlijke factoren. Bij de audit wordt daarop getoetst, maar als je dat handig vindt mag je ze ook samen in hetzelfde veld zetten.’

Wel of niet relevant
De velden die niet verplicht zijn, zijn bedoeld als service, vertelt Juliette. Yara vulde in het veld “andere eerdere zorg” netjes in: geen eerdere zorg gehad. ‘Ik begrijp nu dat ik dat ook kan overslaan’, zegt ze. ‘Die eerdere zorg meld je alleen als het relevant is.’ Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor de leefstijl van de cliënt. Yara: ‘Als de leefstijl niet relevant is, vul je niets in. Maar als de cliënt stemproblemen heeft en veel rookt en drinkt, is de leefstijl wel relevant.’

Rode en oranje markeringen
Logopedisten kunnen in Incura de Richtlijn Dossiervorming aanzetten. Die wordt dan zichtbaar gemaakt met rode en oranje markeringen. ‘Wat handig’, zegt Yara verrast. Zij heeft dit nog nooit gebruikt. ‘In je praktijk wil je uniformiteit en wij doen dit geen van allen. Maar het lijkt me nuttig om het wel te doen. Ik ga het met mijn collega’s bespreken.’

Richtlijn TOS
Op verzoek van de NVLF is ook de Richtlijn TOS opgenomen in Incura. ‘Die hebben we ingebouwd in het systeem’, zegt Juliette. ‘Logopedisten bepalen zelf of ze hem gebruiken. Zodra je de Richtlijn TOS aan zet, krijg je extra velden. Het zijn vooral ja/nee-veldjes met soms een toelichting als het antwoord “nee” is.’ In totaal komen bij TOS 14 velden op het scherm tevoorschijn. Daarvan worden er slechts vier getoetst. Alleen de velden met het NVLF-logootje zijn verplicht. ‘De andere velden vul je alleen in als je dat voor jezelf handig vindt’, aldus Juliette. 

Scheelt uren werk
‘Ik denk dat het probleem van logopedisten is dat ze enerzijds te veel doen, maar anderzijds geen tijd voor zichzelf uittrekken om eens uit te zoeken wat verplicht is en wat niet’, zegt Yara. ‘Als je een uur de tijd neemt om dat eens op een rijtje te zetten, gaat dat heel veel uren werk schelen. Ik ga dat zelf zeker doen.’ Juliette geeft als tip: ‘Neem dan niet de hele Richtlijn door, maar bekijk de samenvattingskaart op de website van de NVLF. Dan heb je snel overzicht.’

Vinkjes zetten
Logopedisten kunnen meer profijt hebben van Incura, aldus Juliette. ‘Het is een compleet pakket met veel toepassingen. Het is jammer als je niet alle toepassingen gebruikt. Zoals de koppeling met zorgmail, om conform de AVG versleuteld informatie te verstrekken. Of de boekhouding. Die zit ook in het pakket. Waarom zou je een externe boekhouder inhuren als je het met Incura gemakkelijk zelf kunt doen?’ Nog een tip: ‘Zorg dat je steeds de nieuwste releasenotes leest. Daarvan krijg je een melding op je beginscherm. Vaak betreft zo’n release een aanpassing die we hebben gemaakt op verzoek van logopedisten.’ Een recent voorbeeld is de mogelijkheid om vinkjes in het zorgpad te zetten als je iets hebt afgerond. ‘Daar zijn logopedisten heel blij mee.’